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Principe de management #3 : La Fréquence

En cette quatrième semaine de nos « 7 semaines du management », il est temps pour nous de parler de mon troisième principe : celui de La Fréquence. Il est évidemment très lié aux deux premiers (la confiance et le temps). Vous verrez donc que certaines choses reviennent, d’autres se recoupent. En fait, mon principe de fréquence, ça n’est plus ni moins que l’adage de La Fontaine : « Patience et longueur de temps font plus que force ni que rage ». L’objectif de cet article : l’appliquer au management !

Le principe de fréquence

Au cours de ma carrière, j’ai vécu trois types de moments, que vous connaissez sûrement vous aussi, et qui m’ont enseigné la puissance de la fréquence :

  1. Les à-coups : vous savez, quand on a laissé traîner un problème trop longtemps, et qu’enfin, on se décide à le régler. On fait un grand bond, mais cela demande de déployer d’un coup toute l’énergie qu’on avait laissé dormir. C’est épuisant, et ça peut être brutal pour soi et pour les autres. 
  2. Les « quasi burnout » : je parle de ces périodes où l’on se fixe un objectif très au-dessus de nos capacités habituelles (en terme de difficulté, ou de timing, ou d’intensité, etc.). On s’auto-coache pour mettre le coup de collier nécessaire, mais bien souvent, on en sort vidé et à moitié satisfait. 
  3. La dispersion : on passe tous par ces périodes durant lesquelles on a 100 idées à la minute. On se sent hyper créatif, on ne veut rien laisser de côté, mais le problème, c’est que dans ces cas-là, on ne fait pas de choix. On se retrouve alors à devoir gérer beaucoup trop de choses en même temps, et on ne fait rien efficacement. 

Dans ces moments-là, on a l’impression qu’on est hyper fort, hyper puissant, et pourtant, ils n’aboutissent que très rarement à de vrais résultats satisfaisants : soit parce qu’on s’est épuisé avant la fin, soit parce qu’on a perdu le fil, soit parce qu’on a laissé les autres sur le bord de la route. Ces moments-là, je les ai vécus, et je les vis encore parfois. Sauf que maintenant, j’ai élaboré mon principe de la fréquence. Dès que je détecte « Ah, là, Cédric, tu es en train de partir dans tous les sens », je m’y réfère. Je me pose, et j’établis un plan d’action qui respecte ces trois lignes de conduite :

  1. Pour avoir des résultats, je dois travailler avec fréquence plutôt que force ;
  2. Pour avoir des résultats, je dois travailler intensément, mais sur de courtes durées ;
  3. Pour avoir des résultats, je ne dois pas me disperser, ni me laisser interrompre : je dois être focalisé et cohérent

Tadaaaam ! Mon principe repose tout simplement sur ces trois règles. Ça vous paraît peut-être un peu léger ? Pas de problème. Dans les parties suivantes, je vous explique comment appliquer concrètement ce principe dans trois domaines : l’organisation, le management, et la stratégie d’entreprise. 

La fréquence et l’organisation

Fréquence plutôt que force

Il n’y a pas de secret : pour obtenir une organisation efficace, et surtout qui tient dans le temps, il faut compartimenter. Sinon, ça devient rapidement lourd, et on abandonne. À côté de ça, les témoignages fleurissent qui nous font croire que la réussite est immédiate. Tel entrepreneur qui « n’a jamais eu l’intention de », mais qui a vu son chiffre d’affaire exploser du jour au lendemain. Tel influenceur « qui n’aurait jamais pensé que », mais dont le nombre d’abonnés double comme par magie pendant la nuit. On pourrait avoir tendance à se dire : « Pourquoi faire l’effort de m’organiser et de travailler efficacement, si ça doit me tomber dessus, je n’y serai pour rien ». Dites-vous bien deux choses ! D’abord, c’est une illusion : c’est bien plus accrocheur de parler d’une réussite flamboyante que de s’étendre sur le travail accumulé qui l’a produite. Ensuite, les journalistes, les écrivains et les cinéastes sont des as du storytelling. Je ne critique absolument pas tout cela : au contraire, j’adore connaître ce genre d’histoire, parce que ça m’inspire, ça m’agite l’esprit, ça me motive. Mais je garde toujours en tête que ce qu’on me raconte, ça n’est rien d’autre que l’histoire d’un point de bascule. Et que ce point de bascule est arrivé parce que chaque étape a été gravie. 

Intensité plutôt que durée 

L’organisation dans le travail, c’est pareil que chez vous : soit vous rangez un peu tous les jours, soit vous ne rangez que quand vous ne pouvez plus atteindre le frigo. Personnellement, je ne suis pas maniaque, je n’aime pas ranger et nettoyer. Par contre, j’aime avoir le contrôle. Je préfère maîtriser le chaos plutôt qu’il me submerge. Pour ça, la seule solution durable et supportable que j’ai trouvée, c’est de mettre en place des routines simples. Mettre en place des routines, cela ne veut pas dire être partisan du moindre effort, au contraire : travailler avec fréquence, c’est ce qui permet de travailler intensément, sans s’épuiser. Vous ne pouvez pas fournir un effort intense sur une longue durée. Pensez aux coureurs : si les marathoniens pouvaient courir à leur maximum pendant 42 kilomètres, ils les feraient en 1 h ! En plus, la science nous le dit : notre capacité de concentration décline au bout d’environ 1 h 30. Donc, pour travailler de manière intense mais efficace, je conseille l’utilisation de ce que j’appelle des sprints. Ce sont des sessions de travail d’1 h 30 réparties dans la journée. Et entre deux, vous avez des activités différentes : du travail plus détendu ou en mode « robot ».

Cohérence et Focalisation

Pour que ces sprints soient complètement efficaces, il faut que vous soyez concentré, c’est-à-dire que vous ne soyez pas interrompu dans votre travail. Chaque interruption vous fera sortir de votre état de flow : vous devrez switcher d’un état d’esprit à un autre, d’une compétence à une autre, d’une technique à une autre… Bref, quand vous avez besoin de concentration, faites ce truc révolutionnaire : fermez la porte de votre bureau ! Mettre en place des routines, des rituels, ça n’est pas simplement les projeter dans votre esprit. Vous devez les inscrire dans votre agenda, de façon réaliste (c’est-à-dire avec une estimation la plus précise possible du temps nécessaire), pour être bien sûr de les respecter. C’est ce créneau de temps qui a sa place dans votre organisation et qui vous assure que vous allez vous approcher de votre but. La puissance d’une routine, d’un processus, c’est que votre réussite est quotidienne. Vous savez que vous avez œuvré pour votre but. Si vous n’avez qu’un grand objectif lointain, sans étapes intermédiaires, vous serez en échec chaque jour, puisque chaque jour, vous n’aurez pas atteint votre objectif. 

La fréquence et le management 

Un management fréquent, efficace et respectueux

Quand j’ai débuté en management, j’utilisais la technique lambda. Je fixais des objectifs, puis j’évaluais en fin d’année. Je ne vais pas y aller par quatre chemins : ça ne marche pas. Pourquoi ? Vous n’irez nulle part avec une fréquence de management de 6 mois ou 1 an. Ni même de 1 mois. L’unité de temps, en management, c’est la semaine. Tout simplement parce que l’unité tactique d’une entreprise, c’est la semaine. Votre management nécessitera donc des ajustements à chaque changement tactique. Manager fréquemment, à la semaine, vous permet de corriger ou d’influencer les actions de vos collaborateurs en temps réel et de ne pas remettre à plus tard ce dont il faut s’occuper au quotidien. C’est le principe de réalité sur lequel sont fondés deux de nos outils de management : le 1 à 1 et le feedback. Ils permettent de parler souvent à nos collaborateurs de leurs performances, de manière soft et respectueuse. Et puis, on en a déjà parlé il y a 15 jours, c’est essentiel pour obtenir et entretenir le lien de confiance avec vos collaborateurs. 

Un management bien dosé

Lorsque je parle des 1 à 1, beaucoup de managers me disent : « Mais moi, je suis tout le temps là, avec mes équipes, au quotidien, ça ne peut pas dériver ! ». Je ne suis absolument pas d’accord. Il ne faut pas confondre flux et fréquence. Le flux, c’est la permanence. Si vous êtes en permanence avec vos équipes, vous devenez vos équipes. Vous perdez votre rôle de vigie, de guide, et dirigeant. Soit vous les envahissez, soit vous vous laissez envahir. Soit vous ne leur donnez pas assez d’autonomie sur le « comment faire les choses », soit vous ne donnez pas assez d’intensité au « pourquoi faire les choses ». Or, votre rôle, c’est de leur donner le cap pour que EUX trouvent la route. Ils ne peuvent pas faire ça si vous êtes en permanence avec eux. Si votre management se base sur la fréquence plutôt que sur la durée, cela leur laissera un champ des possibles extraordinaire. Mais en plus, cela donnera de l’intensité aux « moments de management » de votre planning. Vous serez vraiment concentré et disponible. Repensez à l’image que je vous ai donnée la semaine dernière : vous êtes le feu, vous servez à éclairer et à réchauffer. Mais si vous êtes là tout le temps, vous brûlez tout. 

Un management du focus et de l’évolution

Pour vous donner toutes les chances d’être vraiment focus pendant vos moments de management, vous devez vous aménager un îlot de tranquillité et de pause au milieu du flux de travail, chaque semaine et avec chacun de vos collaborateurs. C’est bien sûr le 1 à 1. Comme c’est programmé et inamovible, votre collaborateur sera rassuré (s’il n’a pas le temps d’aborder un sujet, il pourra le faire la semaine suivante), donc concentré. Vous serez tous les deux vraiment engagés et disponibles

Cette fréquence et donc sa régularité vous permettront aussi d’évoluer et de faire évoluer votre équipe en douceur. Méfiez-vous des modes managériales : si vous changez en permanence, vous perdrez vos collaborateurs. Je crois que chez ODM, nous sommes logiques et cohérents. C’est pour cela que vous pouvez vous appuyer sur nous. Les outils sont tous complémentaires et suivent les mêmes 6 principes. À chaque fois que vous injectez un nouvel outil dans votre routine, il va devenir un pivot pour faire progresser votre collaborateur, mais sans jamais de rupture, tout en progression et en évolution.

La fréquence et la stratégie d’entreprise

La métaphore des planètes

Un jour, j’ai assisté à une conférence à propos des progrès de la science. Pas grand chose à voir avec le management a priori, mais il y a un passage qui m’a fasciné. Via un logiciel, le conférencier calculait les trajectoires des planètes. En positionnant deux soleils et deux planètes au même endroit, mais en se trompant volontairement de quelques tous petits mètres, la planète A et la planète B prenaient des trajectoires complètement différentes et se déphasaient l’une par rapport à l’autre. La morale ? Une toute petite erreur de calcul peut amener à une énorme catastrophe. 

Vous allez me dire : « Mais c’est quoi le rapport avec la stratégie d’entreprise et le management ? ». Eh bien, cela veut dire que vous pouvez passer tout le temps que vous voulez, vous n’aurez jamais la précision nécessaire pour savoir où votre entreprise ira. Pourquoi ? Parce que le monde est trop complexe. Vous pourriez passer tout votre temps à essayer d’élaborer le système de prévision le moins faillible possible. Ou bien, vous pourriez décider de ne pas tout prévoir, mais d’ajuster votre trajectoire le plus souvent possible, et en temps réel. Millimètre par millimètre, semaine après semaine. 

La courbe en queue de cochon

J’ai créé ce concept en détournant un dessin trouvé dans le livre de Ray Dalio, « Principles ». De façon classique, on peut penser qu’évoluer, c’est avancer de cette façon : 

Parfois, trop simplifier, c’est se tromper. En fait, on évolue et on s’adapte plutôt selon ce schéma (qui se reconduit en permanence) :

La réalité, ce qui est observé dans la nature, c’est cela : un organisme croît parce qu’il est capable de détecter qu’il est en perte de vitesse. Il passe par un phénomène de souffrance, il réagit pour s’adapter, et il repart en croissance. En entreprise, c’est pareil ! Vous avez donc tout intérêt à avoir un processus qui est capable :

  • de percevoir la réalité pour la comparer à sa stratégie ;
  • de s’adapter rapidement en modifiant sa stratégie pour poursuivre son objectif.

Pour cela, certes, vous devez avoir une vision, un cap. Mais surtout, vous devez pouvoir évaluer votre itinéraire fréquemment, pour le réajuster en temps voulu. 

L’humain plutôt que les systèmes

Avec les systèmes, vous serez toujours tenté de forcer la réalité à ressembler à votre prévision. Avec l’humain qui est sur le terrain, vous aurez une vision précise de la réalité, pourvu qu’il ait assez confiance en vous. Au lieu de mettre en place des systèmes de contraintes, impersonnels et froids, au lieu de remettre en cause votre structure, vos processus, votre organisation… Mettez en place une forme de management qui vous permettra d’utiliser la meilleure machine, le meilleur système sur Terre : l’être humain.

Bref, ce que veut dire mon principe de la fréquence, c’est :

  • Passez moins de temps sur vos budgets, sur vos tableaux et vos systèmes ;
  • Passez du temps fréquent, intense, focalisé et cohérent avec les gens qui sont sur le terrain : écoutez-les, interrogez-les, donnez-leur des informations, puis laissez-les travailler. 

Je pense que si vous avez lu les 3 premiers articles de cette série spéciale des « 7 semaines du management » (ici, ici et ici), et que vous êtes toujours là, c’est que la philosophie ODM vous parle. Vous m’en voyez ravis ! Il nous reste encore 3 principes, donc 3 semaines. On se retrouve la semaine prochaine pour le suivant : le principe de l’individu. 

Bonne semaine !

Manon Watine pour ODM

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