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PEUT-ON AUTOMATISER LE MANAGEMENT ?

Automatiser le management, c’est une idée révolutionnaire, qui risque a priori de ne pas plaire à tout le monde.

Beaucoup de gens sont réfractaires à l’idée d’automatiser quelque chose qui touche à l’humain. 

On peut penser que l’automatisation est un écueil qui tue la créativité, la liberté, l’esprit d’initiative, qu’elle entraîne de la lassitude en nous transformant en robots, ou encore que c’est l’arme des décideurs, pour aliéner les exécutants…

C’est en fait le contraire, et chaque manager peut et doit automatiser son fonctionnement.

Je vais vous expliquer pourquoi, en quelques points très simples. 

Automatiser, c’est ne pas laisser au hasard la composante la plus importante de votre entreprise

En fait, je parle d’automatisation du management pour vous dire que vous avez besoin d’un système.

L’humain est le fondement de nos organisations. Nos structures sont humaines. Le système humain est celui qui génère tous les autres systèmes, le reste de l’activité.
C’est pour ça qu’au sein d’une entreprise, le système humain devrait être le plus chouchouté

Nous avons des systèmes pour tout : logistique, comptabilité, service commercial… mais pas de système managérial. Ca parait un peu fou de laisser au hasard complet l’essentiel de notre travail, la source de tout le reste, non ?

Prenons l’exemple des franchises.

Elles ont tout automatisé dans des manuels créés d’après l’expérience accumulée, et leur organisation est extrêmement pérenne. Et ça paye ! Selon les chiffres de l’INSEE, alors qu’il y a un taux de 50% d’échec dans les 5 premières années pour les entreprises, celui des franchises est à 20%. 

Ca dit quand même quelque chose : le principe du mode d’emploi, du système, du pas à pas, ça fonctionne et ça a fait ses preuves.

Automatiser, c’est sécuriser et simplifier 

Automatiser, c’est donc créer un mode d’emploi pas à pas. Ca veut dire que : 

  1. Vous allez sécuriser votre management avec des outils éprouvés et qui ont marché.
  2. Vous allez rendre simple quelque chose de complexe.

En créant un système de management, vous allez sortir d’une grosse nébuleuse compliquée, théorique et dont les contours ne sont pas très bien définis.
Chaque étape et chaque outil a sa fonction. C’est le secret pour lutter contre la procrastination et la paralysie intellectuelle. 

D’ailleurs, c’est ce qu’on fait plus ou moins naturellement lorsqu’on a quelque chose de compliqué à faire ! Si vous devez bâtir votre maison, vous commencez par les fondations, puis vous enchaînez chaque étape jusqu’à la pose des tuiles.

En management, c’est pareil : chaque chose à sa place, et chaque chose en son temps. D’abord le 1 à 1, puis le feedback, puis la délégation, puis le coaching.

Automatiser, c’est devenir moins dépendant de votre motivation

Je crois profondément qu’en management, il faut sortir du culte de la motivation

Pourquoi ? 

Parce que la motivation, c’est comme le climat, ça fluctue. 

Savez-vous que seulement 12% des résolutions de début d’année sont tenues ?
On croit que parce qu’on décide d’arrêter de fumer ou de perdre du poids, ça va marcher. En effet, c’est la première étape, mais ça ne suffit pas du tout.
Sans plan, on risque très fort d’abandonner à la moindre baisse de motivation. 

Vous ne pouvez pas soumettre quelque chose d’aussi important que le management aux aléas de votre motivation fluctuante. 

  1. Ce serait néfaste pour vos équipes : vous ne pouvez pas arrêter de les manager à la moindre baisse de motivation, alors que ce sont vos fonctions managériales qui justifient votre salaire.
  2. Ce serait néfaste pour vous : avec un bon système, le management doit prendre entre 10 et 15% de votre temps, ce qui en libère pour vos autres missions. 

Automatiser, c’est agir de manière plus douce et plus constante

En général, en management, on fait l’erreur de croire aux remises en questions drastiques, aux “grands soirs”, on se dit que plus c’est impressionnant, meilleur sera le résultat, car on va “marquer les esprits”.

En fait, dans le cas d’un changement rapide et violent, la déception risque d’être à la hauteur de la démotivation. 

Mieux vaut ritualiser les étapes de votre management, mettre en place une habitude solide pour vous, et des changements lents pour vos collaborateurs. C’est la clé d’une transition efficace. 

Pour pérenniser un fonctionnement, 

  1. Il faut que les efforts soient jouables, répétitifs et limités dans le temps. 
  2. Il faut que le rituel se substitue à la volonté. 
  3. Il faut que la fréquence devienne plus puissante que l’intensité. 

Automatiser, c’est rendre votre management visible pour le faire évoluer

En entreprise, on ne peut améliorer que ce que l’on mesure, donc ce que l’on voit.

Le plombier qui répare une fuite, il sait qu’il a fait son travail parce qu’elle s’est arrêtée. En tant que manager, vos actes et vos résultats sont moins visibles.

Avez-vous managé cette semaine ? Si oui, un peu, beaucoup ? Et surtout, comment ?
On ne sait pas, parce que ce n’est écrit nulle part. Même vous, vous ne le savez pas forcément, et vous ne pouvez pas toujours faire le lien entre vos actes et leurs conséquences.
Comment pouvez-vous capitaliser sur votre expérience si vous ne savez pas ce que vous faites ?

Pour améliorer votre management, il faut donc déjà qu’il ait une existence tangible. 

Comme pour un pilote d’avion et ses heures de vol, vous saurez combien d’heures de management vous avez à votre actif. En plus, vous n’avez certainement pas que des missions managériales au sein de l’entreprise. Si vous n’êtes pas en capacité de les évaluer, cela veut dire que vous serez jugé uniquement sur vos contributions personnelles ; et c’est comme ça que le management se retrouve tout en bas de la liste de tâches de bien des managers. 

Si vous n’automatisez pas les choses, vous ne managerez pas. Pas seulement à cause de votre volonté fluctuante, mais aussi parce que le reste du travail envahira tout.

Automatiser, c’est vous donner du temps pour tout

La meilleure manière d’être efficace, c’est de compartimenter les chose.

Vous avez certainement deux casquettes, voire 3 : exécutant, manager, et stratège. 

Pour ne pas tout mélanger, il faut que vous sachiez bien quelles tâches correspondent à quelles missions. De cette façon, le temps passé à manager ne sera pas du temps perdu, mais un placement, comme dans un compte bancaire.

Il permettra deux choses : 

  1. Obtenir la confiance de vos collaborateurs (et si vous ne leur donnez pas de temps, vous êtes à découvert).
  2. Déléguer, justement parce qu’avoir leur confiance vous en donnera la possibilité (et donc, de faire fructifier votre placement).

Le propre de votre travail de manager, c’est de naviguer de façon organisée entre toutes vos missions et qu’elles nourrissent l’entreprise. La manière la plus optimisée de le faire, c’est d’automatiser votre management. “Tel jour, à telle heure, c’est à cette tâche managériale que je me consacre. Ensuite, je me consacre à telle tâche opérationnelle, etc..”.

C’est la seule façon d’améliorer continuellement votre management, et ça ne vous fera pas perdre de temps. Ca vous en fera gagner.

Automatiser, c’est se libérer soi et les autres

La peur de ne plus pouvoir être vous-même vous empêche peut-être d’automatiser une partie de votre travail. C’est dommage, parce qu’un système permet tout le contraire. Voilà comment :

  1. L’automatisation libère du temps pour les tâches à forte valeur ajoutée.

    Dans mon entreprise, les systèmes prennent en charge 80-90% du travail. Ainsi, pour les choses basique, nous allons vite, sans se poser une question à chaque pas… et le temps et l’énergie gagnés permettent justement de libérer la créativité de chacun !

  2.  Ensuite, parce que l’automatisation rassure

    Quand on est stressé, débordé, on se paralyse. Si vous vous libérez de ce sentiment de non maîtrise, de flou, de porosité entre les missions, vous serez bien moins envahi par vos angoisses et votre culpabilité (de ne pas passer assez de temps avec untel ou unetelle par exemple). La structure rassure, et c’est valable pour vous et pour vos collaborateurs. 

  3. Enfin, parce qu’avoir un système, c’est l’opportunité de le teinter d’un peu de vous-même

    Plus on accède à des responsabilités, à de la prise de décision, plus on a envie de s’exprimer. Mais développer son style, cela implique d’avoir l’écrin pour le faire ! Imaginez quelqu’un qui traverse un pont. S’il n’y a pas de barrière de chaque côté, il va être tellement angoissé qu’il va prendre le moins de risque possible. S’il y a des barrières, il peut se permettre plein de choses parce qu’il est assuré : faire des pirouettes, courir, danser, s’arrêter pour contempler… Chacun son style !

Manager, c’est travailler avec les humains pour l’entreprise.

Cette composante humaine fait se crisper bien des gens lorsque l’on parle d’automatisation.

Pourtant, et j’espère vous en avoir convaincu, avoir un système rôdé améliore l’efficacité, la productivité et la qualité de vie au travail, pour tout le monde. 

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