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COVID-19 : les bonnes pratiques du management à distance

Le COVID-19 a fait irruption dans nos vies de façon brutale, et il chamboule tout sur son passage. Si c’est la première fois que vous devez manager votre équipe à distance, j’imagine que le challenge vous semble immense… Mais ne vous inquiétez pas. Avec un peu de volonté, de bons conseils et quelques bonne pratiques, ça passe tout seul. En fait, selon moi, c’est même une sacrée opportunité de renouvellement. On en parle tout de suite !

Adapter son management à la crise du coronavirus

Dans mes entreprises, comme dans la ou les vôtres certainement, nous avons mis en place le télétravail pour certains, le chômage partiel pour d’autres, tandis que quelques-uns travaillent encore sur site. Nous réfléchissons en permanence à la meilleure manière de gérer nos repères chamboulés. C’est perturbant, c’est angoissant… 

Mais que se passe-t-il en réalité ? Personnellement, je pense que nous sommes face à un nouveau monde d’opportunités. Cela signifie que certaines choses avant inconcevables deviennent possibles, que la rupture est en fait une accélération, et cela laisse un champ libre incroyable à la créativité. 

L’enjeu, c’est d’accepter ce chaos comme une nouvelle réalité. C’est de s’adapter rapidement, pour devenir solide dans ce nouveau contexte. C’est de traverser cette période de turbulence qui nous permet de passer d’une ancienne stabilité à une nouvelle stabilité. Les plus résistants seront ceux qui créeront leur nouvelle stabilité, certes en protégeant et conservant ce qui doit l’être, mais surtout en prenant un nouveau départ. Ceux qui sauront réduire leurs dépenses inutiles pour établir de nouvelles priorités. Ceux qui accepteront de lâcher d’anciennes façons de faire pour se concentrer sur ce qui doit changer. 

Dans votre rôle de manager, les adaptations nécessaires sont multiples, et d’autant plus difficiles à mettre en place que la France n’a pas encore beaucoup développé le travail à distance. On peut ne pas aimer l’idée du télétravail, mais pour moi, la question n’est pas là. Nous sommes dans une situation exceptionnelle et sans précédent : la question, ce n’est pas de savoir si le télétravail, c’est bien ou mal, mais de savoir comment s’adapter. Ne plus avoir de lien entre manager et collaborateurs serait une catastrophe. Certains travailleurs détachés de leur boîte ne feraient plus rien, d’autres se mettraient à travailler en mode no limit et feraient un burnout. 

Les bonnes pratiques du management à distance

Dans le cadre de cette crise du coronavirus, de nouvelles scissions apparaissent, notamment entre ceux qui travaillent encore sur place, et ceux qui sont chez eux. L’environnement est transformé : il n’est pas forcément évident de travailler chez soi, avec sa famille autour, ni de travailler dans une entreprise quasi-déserte. Vous devez donc manager des équipes scindées et angoissées.

Cela génère 3 types de changements : 

  1. la disparition des interactions quotidiennes habituelles ;
  2. la disparition de la supervision invisible et naturelle entre pairs ou par le management, qui fait par exemple que chacun arrive aux horaires convenus et est là pour travailler ;
  3. la remise en question des objectifs habituels : on ne sait plus si on travaille pour le même chiffre d’affaires, pour développer la boîte, pour la protéger… Il y a une perte de clarté et des injonctions contradictoires. 

Et en tant que manager, vous devez réagir immédiatement sur ces 3 axes en travaillant la communication, la discipline et la clarté du discours. C’est à ces 3 pôles que tient votre capacité d’adaptation à la crise. 

La communication managériale à distance

Pour communiquer correctement lorsque vous managez à distance, vous devez développer 3 canaux principaux, et 1 canal supplémentaire optionnel. 

  1. D’abord, ce que j’appelle « La machine à café virtuelle » : certains de vos collaborateurs, et vous aussi peut-être, sont très attachés à ce rituel de la machine à café ou de la pause cigarette. Ce rituel regroupe tous les petits échanges, les interactions naturelles et informelles qui font aussi la vie de l’entreprise. Mon conseil : 2 fois par jour, réserver un créneau de 15 minutes sur une plateforme vidéo pour ces échanges informels. C’est un rendez-vous optionnel, mais ouvert à tous les salariés, sans distinction hiérarchique.

  2. Les 1 à 1, qu’il va falloir conserver, mais retravailler. Comme d’habitude, vous les fixez avec vos collaborateurs, et c’est vous qui appelez (je vous conseille d’utiliser un logiciel de visioconférence, ou éventuellement le téléphone). 
    Vous allez conserver vos 1 à 1 hebdomadaires habituels pour parler de l’activité de la semaine avec chaque membre de votre équipe. D’abord, c’est votre collaborateur qui parle, pour répondre à 2 questions larges : « Comment vas-tu ? » et « Qu’as-tu à me dire ? ». Ensuite, quand il a parlé autant qu’il le voulait, à vous de répondre en reprenant ses questions, en commentant ses dires, ou en fournissant des informations.
    En cette situation exceptionnelle, je vous conseille de rajouter également un appel individuel avec chacun de vos collaborateurs TOUS LES JOURS. Pourquoi ? Pour remplacer les échanges informels habituels entre vous, et pour maintenir un lien, un engagement. On sait que ça peut être très difficile de se motiver à travailler chez soi, sans contrainte extérieure, ou submergé par la vie de famille. Cet appel quotidien est une façon de garder un pied dans l’entreprise (mais attention, soyez léger, il ne s’agit pas de mettre la pression à vos collaborateurs).

  3. Enfin, pensez à continuer les feedbacks. Il vous faudra même certainement en renforcer la pratique. Faire un feedback à distance demande plus de méthode qu’en direct lorsqu’on voit la personne travailler. Mais cela reste très important ! Les 1 à 1 vous aideront, et les outils dont nous parlerons dans la partie suivante aussi.

  4. Le dernier canal qui peut être une option selon votre organisation, c’est celui de la réunion d’équipe. Comme pour les 1 à 1, je vous conseille de faire une visioconférence chaque semaine, avec au moins un tour de table.

Conserver une discipline de travail à distance

La supervision naturelle ayant disparu, vos collaborateurs ont probablement un peu de mal à se mettre au travail ou à s’organiser. Ils doivent travailler là où ils vivent habituellement leur vie privée. Ils doivent peut-être aménager leurs horaires en fonction des personnes avec lesquelles ils sont confinés. Voici mes conseils :

  1. Discutez avec chacun de vos collaborateurs de sa situation personnelle : peut-il garder les horaires habituels ? Vaut-il mieux qu’il travaille le soir ou tôt le matin pour être au calme ? N’hésitez pas à adapter pour chacun d’entre eux, mais fixez des horaires, et demandez-leur de renseigner un agenda partagé détaillé chaque jour. Expliquez-leur que ce n’est pas pour les fliquer, mais pour que tout le monde reste en action.

  2. Apprenez à utiliser les outils de partage : les drive pour partager des fichiers, les listes de tâches communes, les agendas partagés… 

  3. Disciplinez-vous vous-même. Gardez vos anciens rituels ou adaptez-les, ajoutez-en de nouveaux adaptés à la situation, bref, établissez rapidement votre routine. Renseignez également parfaitement votre agenda, prévoyez des rendez-vous avec vous-même, et surtout, n’oubliez pas de remettre votre boîte mail à zéro chaque jour 😉

Enfin, je vous conseille de visionner cette vidéo Youtube dans laquelle je parle de la journée idéale quand on travaille chez soi. Vous pouvez également la partager à vos collaborateurs !

Avoir un discours clair en période de crise

Pour que votre discours reste clair en ces temps troublés, vous devez vous astreindre à 3 choses. 

  1. Posez des interdits : à vous, et à vos collaborateurs. En tant que manager, vous ne pouvez émettre aucune critique ou élucubration, aucun défaitisme sur l’action de l’entreprise ou même du gouvernement. Ça n’est pas votre rôle, et vous ne devez pas être celui qui brasse du négatif ou qui alimente l’angoisse des autres. Je vous conseille également de faire un feedback rapide à tous ceux qui tomberaient dans ce jeu-là. 

  2. Vous devez veiller à la sauvegarde des personnes. Protéger vos équipes est LA priorité, avant même de protéger l’activité. Évidemment, il est de votre ressort de veiller à ce que les consignes de sécurité sanitaire et d’hygiène soient mise en place et respectées. Pour ça, il n’y a pas de secret : il faut être redondant. Répétez les consignes régulièrement. Avec le temps, certains gestes auront peut-être tendance à se perdre. Veillez à ce que ce soit l’inverse, et à ce que vos collaborateurs sur site prennent de vraies habitudes. 

  3. Ensuite, faites tout votre possible pour conserver l’activité. Que vous soyez dirigeant ou manager, vous devez mettre en place une stratégie en développant l’activité et/ou en la préservant via la modulation des coûts et le chômage partiel. Mais une fois cette stratégie décidée, vous devez absolument mettre en place des indicateurs d’activité pour que tout le monde ait le même référentiel : chiffre d’affaires, nombre de bons de commande préparés, nombre des contrats en cours… À vous de trouver le plus efficace selon votre situation, mais la règle essentielle est que ces indicateurs soient accessibles à tout le monde, donc électroniques et partagés. 

Gérer les angoisses de ses collaborateurs

Les angoisses de vos collaborateurs sont certainement accentuées, qu’elles concernent leur santé ou le devenir de l’entreprise. Mon premier conseil serait de développer l’écoute, donc les 1 à 1. En effet, il est bien mieux que ces angoisses s’expriment en rendez-vous individuel qu’en collectif. 

  1. La phase 1, c’est toujours l’écoute. Vous ne devez pas interrompre votre collaborateur, même si vous avez envie de le contredire. Prenez des notes éventuellement, pour pouvoir y revenir ensuite. Tout en l’écoutant, identifiez les points d’appui et les leviers à utiliser pour le rassurer et le remettre en action.

  2. Lorsque c’est à vous de parler : ne niez pas son angoisse, ne mentez pas, et n’utilisez pas de formule générale comme « on s’en sortira toujours ».

  3. Commencez par reformuler l’angoisse de votre collaborateurs, et renvoyez-lui la question, par exemple : « Tu es inquiet sur le fait d’être contaminé, que faire pour répondre à ça ? ». En général, votre collaborateur a les réponses. Il s’agissait surtout de parler pour que vous entendiez son angoisse et qu’elle soit évacuée (peut-être temporairement, mais peu importe, vous serez là la fois suivante aussi). 

Soyons très clairs : vous ne connaissez pas l’avenir. La réalité, c’est que dans la situation actuelle, vous avez un référentiel commun (les consignes de gouvernement, celles de l’entreprise, et les indicateurs mis en place), et que vous connaissez les priorités. C’est tout ce que vous avez à dire à votre collaborateur : « On connaît tous les deux la situation actuelle, on essaye ensemble de la rendre la plus favorable possible, et nous allons nous assurer la meilleure reprise possible ». Cela indique qu’il y a des perspectives, et que l’on cherche ensemble les idées. 

Voilà pour mes conseils concrets à propose du management pendant le COVID-19. Si vous nous suivez depuis un moment, vous aurez remarqué que ces basiques du travail à distance sont les basiques du travail chez ODM. Ces basique sont à retrouver dans mon livre gratuit n’importe quand. N’hésitez pas, il se lit en 30 minutes. Sachez aussi que si vous voulez pousser le sujet plus loin, j’ai créé une formation spécifique sur le management à distance. Enfin, pour ceux qui n’ont pas encore mis en place les 1 à 1 avec leurs collaborateurs, voyez ma formation 1 à 1 express ( vous pouvez même y accéder gratuitement en contribuant un peu sur le forum !). Elle ne dure que 80 minutes, et comme vous l’avez vu, le management à distance n’est absolument pas un frein à la pratique des 1 à 1. C’est même une super opportunité de se lancer et de prendre de bonnes habitudes à garder après la crise. 

À la semaine prochaine !

Manon Watine pour ODM

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